Tatil Dönüşü İlk Hafta: İK'nın Gözden Kaçırdığı Maliyet

Ağustosun ikinci yarısı, kurumsal takvimin en yanıltıcı dönemidir. Ofis fiziksel olarak dolmaya başlar, katılım oranları normale döner, toplantılar yeniden kurulur. Tablodaki her şey işlerin yoluna girdiğini söyler. Buna rağmen eylülün ilk haftalarında birçok ekipte çıktı beklenenin altında kalır ve bunun sebebi çoğu zaman yanlış yerde aranır.

Uzmanların tatil dönüşü uyum güçlüğü olarak tanımladığı tablo — motivasyon düşüklüğü, odaklanma zorluğu, yorgunluk hissi — İK tarafında genellikle bireysel bir mesele gibi görülür. Oysa bunun ölçülebilir bir kurumsal karşılığı vardır.

Yanlış gösterge: devamsızlık

Çoğu şirket çalışan sağlığını devamsızlık üzerinden izler. Rapor günü sayısı düşükse tablo iyi kabul edilir. Tatil dönüşü döneminde bu gösterge özellikle yanıltıcıdır, çünkü kimse rapor almıyordur; herkes masasındadır.

Literatürde presenteeism denen durum tam olarak budur: çalışanın işe gelmesi ama üretkenliğinin belirgin şekilde düşük olması. Harvard Business Review ve CDC kaynaklarına göre presenteeism'in kuruma maliyeti, devamsızlığın yaklaşık on katıdır. Yani takip ettiğiniz gösterge, maliyetin küçük olan kısmını ölçüyor olabilir.

Bu ölçüm sorununun pratik sonucu şu oluyor: devamsızlık düşük göründüğü için çalışan sağlığı bütçesi savunulamaz hale geliyor. "Zaten kimse rapor almıyor" cümlesi, birçok kurumda programın ertelenme gerekçesi. Oysa aynı dönemde gecikmiş teslimler, artan hata oranı ve uzayan toplantılar başka başlıklar altında konuşuluyor ve bu ikisi arasında bağ kurulmuyor.

Bedenin da bir uyum süresi var

Tatil dönüşü tartışması genelde psikolojik çerçevede yürür. Fiziksel tarafı ise şu: iki ya da üç hafta boyunca daha hareketli, daha az oturarak, farklı bir uyku düzeniyle yaşamış bir beden, birdenbire günde sekiz saat sabit oturma pozisyonuna geri döner. Sahada bu dönemde boyun, omuz ve bel bölgesinde artan gerginlik şikâyetleriyle daha sık karşılaşıyoruz.

Bunun İK açısından anlamı şu: dönüş haftasında ortaya çıkan dalgınlık ve yavaşlık her zaman "motivasyon" başlığı altında toplanamaz. Rahat oturamayan, gün ortasında boynu tutulan bir çalışanın dikkati de aynı yerde durmaz. Dünya Sağlık Örgütü bel ağrısını dünyada yeti yitiminin önde gelen nedenlerinden biri olarak tanımlıyor; masa başı bir kurumda bunun karşılığı hastane kaydı değil, yavaşlayan işler oluyor.

Buna bir de çoğu ofiste fark edilmeyen bir ayrıntı ekleniyor: yaz boyunca masalar değişiyor. Ekipler yer değiştiriyor, biri izindeyken bir başkası onun masasına oturuyor, ekran yüksekliği ve sandalye ayarı kimseye göre kalmıyor. Hibrit düzende bu daha da belirginleşiyor; sabit masası olmayan çalışan her gün başka bir kuruluma uyum sağlamaya çalışıyor. Eylülde herkes yerine yerleştiğinde ortam, tatil öncesindeki ergonomik ayarını çoktan kaybetmiş oluyor. Kimse bunu bildirmiyor, çünkü tek tek bakıldığında hiçbiri şikâyet edilecek kadar büyük bir sorun değil.

İlk haftayı nasıl kurgulamalı

Bu dönemi yönetmenin yolu daha çok performans talep etmekten geçmiyor. Birkaç uygulanabilir başlık:

1. Tempoyu kademelendirin. Uzun izinden dönen çalışandan ilk gün tam kapasite beklemeyin; kritik teslim tarihlerini dönüş haftasının ortasına ve sonrasına yayın.
2. Dönüş gününü toplantıyla doldurmayın. Birikmiş işi görüp sıraya koymak için ayrılmış yarım gün, arka arkaya dizilmiş beş toplantıdan daha çok iş görür.
3. Çalışma istasyonlarını yeniden ayarlatın. Ekran yüksekliği, sandalye ve klavye mesafesi için kısa bir kontrol turu, eylül boyunca sürecek şikâyetlerin bir kısmının önüne geçebilir.
4. Hareketi takvime yazın. "Ara verin" tavsiyesi kimsenin ajandasında yer kaplamaz; saati belli, kısa ve ortak yapılan bir uygulama kaplar.
5. Başlangıç verisini alın. Dönem başı, yıl içindeki değişimi ölçebilmek için elverişli bir andır. Elinizde başlangıç yoksa yıl sonunda neyin işe yaradığını tartışmak fikir alışverişinden öteye gitmez.

Bu maddelerin ortak yanı, hiçbirinin bütçe kalemi gerektirmemesi. Dönüş haftasını yönetmek çoğunlukla ek kaynak değil, takvimi farklı kurmak meselesi. Ek kaynak gereken kısım, bunu bir haftalık iyi niyet olmaktan çıkarıp yıla yaymakla başlıyor.

Neden bu dönem yatırım için doğru an

Kurumsal zindelik programlarının finansal geri dönüşü Harvard Business Review'da 6 kata kadar ifade ediliyor; düzenli yürütülen programların devamsızlığı ortalama %25 azalttığı da aynı kaynakta belirtiliyor. Bu sayıların ortak koşulu "düzenli" kelimesidir. Yılda bir kez yapılan etkinlik bu sonuçları üretmiyor.

Eylül, düzenli bir programı başlatmak için takvimdeki en elverişli aylardan biri. Ekipler tam kadro, yıllık plan henüz katılaşmamış, bütçe dönemi yaklaşıyor. Ocakta başlatılan programlar çoğu zaman zaten yoğun bir döneme denk geldiği için tutmuyor.

Bugün 12 aktif kurumda program yürütüyoruz ve seans sonrası ankete katılanların %95'i rahatlama bildiriyor. Test ettiğimiz çalışanların %87'sinde bir tür asimetri çıkıyor — yani destek verilecek kesim, İK'nın genelde tahmin ettiğinden geniş. Bu tabloyu bilerek başlamakla, herkese aynı şeyi sunarak başlamak arasında ciddi fark var.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Çalışanlarınızdan birinin ağrısı sürüyorsa veya artıyorsa, program beklemeden bir hekime yönlendirilmesi gerekir.

Şirketinizde eylüle nasıl girildiğini görmek isterseniz, Fitnora'nın ücretsiz ihtiyaç analizi çalışan profilinizi çıkarıp size karşılaştırabileceğiniz bir başlangıç tablosu veriyor.